Un buen presupuesto empieza
por una tarea concreta.
Qué contar al pedir una automatización de Excel o correos, cómo acotar un primer piloto y qué revisar en la propuesta.
No necesitás llegar con una solución elegida.
Para evaluar una automatización alcanza con explicar qué hacés hoy, dónde se repite el trabajo y cómo debería quedar el resultado. El presupuesto se define según el alcance, los formatos, el volumen, los accesos y las excepciones. Elegir una herramienta viene después.
Esta guía sirve para preparar una primera conversación. Si todavía no conocés todos los datos, contanos lo que sabés: no hace falta completar un documento para consultar.
1. Mostrá la entrada y la salida.
Anotá las herramientas que usás y describí un ejemplo del resultado esperado. Una planilla consolidada, un reporte y un pedido listo para revisar son entregables distintos, aunque partan de la misma información.
Si el trabajo empieza en Excel.
Indicá cuántos archivos recibís, con qué frecuencia, si comparten columnas y dónde se carga el resultado. Una muestra puede incluir dos planillas ficticias con los mismos encabezados y un ejemplo de la salida esperada. Sumá una fila duplicada o incompleta para mostrar el problema.
Si el trabajo empieza en un correo.
Describí qué mensajes entran, si llevan adjuntos, qué campos necesitás y dónde se registran. Prepará ejemplos ficticios de un caso habitual y de uno que necesita revisión. Aclarar si buscás preparar un borrador o enviar una respuesta cambia el alcance.
2. Contá la frecuencia y las excepciones.
Una estimación del volumen y del tiempo actual ayuda a dimensionar la prueba. Si no lo mediste, marcá el dato como estimado. Incluí qué pasa cuando falta información, cambia un formato o llega la misma operación dos veces.
Podés usar la calculadora de automatización para ordenar un escenario. El tiempo de revisión y corrección también forma parte del trabajo; la estimación no es una promesa de ahorro.
3. Acordá un piloto que se pueda comprobar.
Elegí un circuito y un lote de prueba acotados. El piloto debería tener una entrada, una salida y criterios de aceptación por escrito. Los siguientes son ejemplos para adaptar, no resultados de un cliente:
- Planillas: consolidar los archivos acordados, conservar el origen de cada fila, detectar claves repetidas y separar datos incompletos.
- Correos: extraer los campos definidos, evitar duplicados y dejar los casos ambiguos pendientes de revisión, sin confirmar operaciones automáticamente.
- En ambos: comprobar el resultado con un lote conocido, registrar los errores y definir cómo retomar una ejecución interrumpida.
4. Revisá qué incluye la propuesta.
Antes de avanzar, la propuesta debería aclarar entregables, formatos admitidos, exclusiones, accesos necesarios, responsabilidades y forma de validar la entrega. También conviene distinguir implementación inicial de operación y mantenimiento.
- Qué herramientas o licencias existentes pueden aprovecharse y qué servicios adicionales serían necesarios.
- Qué gastos recurrentes podría haber y quién administra esas cuentas.
- Quién revisa excepciones, atiende fallos y actualiza el flujo cuando cambia un archivo o sistema.
- Cómo se entrega la documentación y qué soporte o ajustes están incluidos.
No todos los procesos necesitan IA ni una suscripción nueva. La alternativa se evalúa por el problema, los accesos disponibles y el costo total de sostenerla.
La estructura sirve más que los datos reales.
Reemplazá nombres, correos, importes y otros datos identificables por ejemplos ficticios, conservando columnas, tipos de datos y errores relevantes. Revisá también hojas ocultas, comentarios, fórmulas y metadatos antes de compartir un archivo.
No envíes contraseñas, tokens ni accesos por el formulario. Si el proyecto necesita permisos, se define cómo otorgarlos durante el relevamiento. Para la primera consulta alcanza con una descripción.
Una hoja para ordenar la consulta.
Descargá un brief editable en texto, completá sólo lo que sepas y usalo para conversar con tu equipo o preparar tu mensaje. No requiere registrarte.
Descargar brief de piloto (.txt)Contanos una tarea. La evaluamos juntos.
Qué recibís, qué hacés hoy y qué te gustaría obtener. Con eso podemos empezar a revisar el alcance.